Actualmente, las empresas cuentan con un gran número de herramientas y soluciones tecnológicas para ser más competitivas. Sin embargo, no siempre las conocen y, mucho menos, saben cómo sacarle el máximo partido. Por ejemplo, configurar Google Workspace es una excelente alternativa para beneficiarse de un entorno perfecto para el trabajo colaborativo.
Esta plataforma, conocida anteriormente como G-Suite, ofrece un gran número de posibilidades, sobre todo, si se crean equipos de trabajo. Además, esta solución es ideal si la empresa implementa el teletrabajo o la modalidad semipresencial. Sin embargo, hay que conocer bien todas sus funciones y configurarla adecuadamente para poder trabajar sin problema alguno.
¿Qué es y para qué sirve Google Workspace?
Este servicio de Google alberga un conjunto de soluciones cloud para mejorar un entorno laboral, independientemente de si un empleado trabaja en la oficina o en la modalidad de teletrabajo. Posiblemente, es la actual competencia de Microsoft 365, antes Office 365, y se caracteriza por su conectividad. Tanto es así, que incluye soluciones muy atractivas, como Google Meet, Google Chat o Cloud Search, entre otras posibilidades.
El objetivo de Google Workspace es mejorar la productividad de una empresa, gracias a los beneficios que ofrece y su uso desde cualquier lugar y dispositivo. Hay cuatro funciones que son claves: la conexión y comunicación; el acceso y almacenamiento; la creación de documentos y administración. Una de las grandes ventajas es que se pueden crear equipos de trabajo. Por ejemplo, un empleado puede realizar una videollamada (Google Meets) para revisar un documento con otro compañero (Google Docs).
¿Por qué razones utilizar Google Workspace?
Hay bastantes razones para abrir una cuenta en Google Workspace y beneficiarse de sus servicios. Sin duda alguna, los negocios que crecen deben implementar herramientas que les permitan ser más productivos y les brinden más flexibilidad. Por lo tanto, contamos con un portal empresarial inteligente que ofrece un gran número de ventajas.
- Es una herramienta idónea para crear un entorno colaborativo, en el que los empleados puedan trabajar a la vez sobre un mismo documento. Esto beneficia a la productividad y mejora la comunicación.
- Por otro lado, hay que señalar que estas herramientas son muy fáciles de utilizar y están pensadas para que cualquier persona las use sin ningún tipo de problema.
- Otra de sus ventajas es la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar, aunque no se tenga conexión a internet. Bastaría con descargar los documentos.
- Google Workspace es una alternativa segura y protege la información, ya que cumple con todos los estándares de seguridad.
- Por otro lado, hay que indicar el gran ahorro de costes que supone contar con esta herramienta, con arquitectura cloud, porque se invierte menos dinero en infraestructura local.
Está claro, que esta propuesta de Google es muy funcional para cualquier entorno laboral, puesto que cuenta con una serie de aplicaciones inteligentes con el fin de mejorar el rendimiento y la eficiencia. También, incluye un soporte de atención 24/7, en el que además del correo electrónico y la llamada de teléfono, también se puede usar el chat en vivo.
Sin embargo, tanto para configurar microsoft 365 para empresas como para configurar Google Workspace, lo mejor es ponerse en manos de profesionales, como los servicios que te ofrecemos desde Parson. Estamos especializados en la consultoría y tecnología informática y podemos brindarte soluciones para enfrentar a un entorno digital, cada vez más competitivo.
¿Qué soluciones incluye Google Workspace?
La solución Google Workspace para trabajar en un entorno virtual contempla un total de 14 herramientas dentro de cuatro áreas bien diferentes picadas.
- En cuanto a la comunicación se refiere podemos usar el correo electrónico de Gmail, hacer videollamadas con Meet, utilizar el chat, el servicio Voice o Calendar.
- Por otro lado, contamos con un servicio de almacenamiento en la nube gracias a Drive, que además se complementa con Cloud Search, un buscador cloud.
- Asimismo, se pueden crear un gran número de documentos con Docs, una propuesta muy similar a Word; Sheets para las hojas de cálculo o Slides, para realizar presentaciones. Incluso, se pueden desarrollar sitios webs con Sites.
- Para concluir, podemos organizar el trabajo con la opción Keep para las notas o utilizar Forms, si se quieren crear formularios. Incluso, la empresa podría diseñar sus propias aplicaciones con AppSheet.
En definitiva, cada una de estas herramientas virtuales están interconectadas en una misma interfaz para favorecer la comunicación en el entorno de trabajo. Además, una de las grandes ventajas es poder crear un correo profesional que no necesita tener la extensión de Gmail.
Workspace gratis vs. Workspace de pago
Disponer de una cuenta gratuita en Google Workspace es muy sencillo, porque simplemente, hay que tener disponible o abrir una cuenta en Gmail. Una vez dentro del correo, hay que dirigirse al botón de ajustes, situado en el lateral derecho en la parte de arriba, activar las opciones y guardar los cambios.
Sin embargo, si la empresa opta por alguno de los planes de pago, tendrá más opciones disponibles, como el uso del correo corporativo con dominio propio. Otra de las grandes ventajas es el almacenamiento en la nube. En un principio, se tienen 15 GB, no obstante, con el plan más barato se pueden ofrecer hasta 30 GB.
Incluso, otro de los beneficios es el número de participantes en las videollamadas. En la cuenta gratuita el máximo es de 50 usuarios, mientras que en el plan Business Starter, se pueden incluir hasta 100 participantes.
En definitiva, Google se caracteriza por ofrecer aplicaciones que cubren las diferentes necesidades empresariales. Actualmente, se han convertido en los principales proveedores de suites para la oficina y garantizan un excelente servicio. Sin embargo, lo más conveniente es dejar que empresas partners sean las encargadas de configurar Google Workspace. Si tienes alguna duda al respecto, contacta con Parson Project Solutions para que te podamos brindar más información y un buen asesoramiento.
