La forma de trabajar de las empresas ha cambiado durante la última década debido a las nuevas tecnologías de la información. Internet, los teléfonos móviles, el cloud computing y las nuevas aplicaciones de software de trabajo digital han permitido que las empresas puedan ser más ágiles y que abracen nuevas modalidades de trabajo, como son el teletrabajo o la movilidad de sus trabajadores. Las mejores herramientas de trabajo online, como Microsoft 365 para empresas, aportan utilidades y recursos para potenciar el trabajo colaborativo, acceder a herramientas y documentos de manera remota, y añaden un alto nivel de seguridad y protección sobre los datos.
Cuál son las mejores herramientas online para tu empresa
Cada vez son más las suites, paquetes o conjuntos de programas destinados a mejorar el trabajo de las empresas, incluyendo toda clase de herramientas integradas que permiten optimizar las principales tareas y procesos de un negocio.
Veamos algunas de estas herramientas, que son muy populares en entornos empresariales para elevar la productividad y eficiencia de trabajadores y procesos.
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Microsoft Office 365
La suite ofimática «Office 365» de Microsoft ahora se conoce como «Microsoft 365», y es quizás la herramienta online más utilizada a nivel mundial para facilitar el trabajo de las empresas. Con Office 365, Microsoft da el salto a la nube ofreciendo sus herramientas en un entorno cloud desde el que se puede acceder utilizando cualquier navegador web (lo que permite que se pueda utilizar desde cualquier sistema operativo como Linux, Android, macOS o Windows).
Dentro de Microsoft Office 365, contamos con las aplicaciones habituales del paquete Office tradicional más algunas herramientas especialmente diseñadas para el trabajo colaborativo y online.
Veamos cuáles son las principales herramientas que incluye Microsoft 365.
Word, Excel, Access y PowerPoint
Las cuatro principales aplicaciones de Office para editar textos, trabajar con hojas de cálculo, gestionar bases de datos y realizar presentaciones. Ahora, estas herramientas potencian sus capacidades de trabajar en línea, permitiendo que varios usuarios puedan trabajar sobre el mismo documento de forma remota.
OneDrive y Microsoft Teams
Se trata de dos entornos especialmente diseñados para favorecer el trabajo colaborativo online.
- OneDrive: la plataforma de almacenamiento en la nube de Microsoft ofrece grandes posibilidades para guardar información y documentos online, y acceder a ellos de manera remota, con opciones para compartirlos con otros usuarios.
- Teams: una herramienta de comunicación y colaboración basada en un sistema de chats, videoconferencias y compartición de documentos.
Otras aplicaciones
En la nueva suite ofimática de Microsoft en la nube, encontramos otras herramientas interesantes como Outlook para la gestión de correo electrónico, OneNote para gestionar notas online, Power BI para la creación de paneles y cuadros de mando, o PowerApps y Power Automate para la creación de aplicaciones empresariales y procesos automatizados, entre muchas otras.
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Google Workspace
El famoso pack de aplicaciones de Google conocido como «G Suite» también ha modificado su nombre, ahora es «Google Workspace». Se trata de un servicio que ofrece la empresa que incluye sus herramientas en la nube más populares destinadas a fomentar el trabajo colaborativo a distancia.
Entre las aplicaciones que se incluyen en este pack integrado de Google están:
Google Docs y Sheets
Estas dos herramientas online están diseñadas para el trabajo con documentos de texto y para desarrollar hojas de cálculo.
Gmail, Chat, Meet, Drive y Calendar
La gestión de correos electrónicos Gmail es la más popular a nivel global, con una herramienta moderna, segura e intuitiva.
Para la comunicación online y favorecer el trabajo colaborativo, Google ofrece varias soluciones, Google Meet (videoconferencias) y Google Chat (para chats online y compartir documentos) son las más interesantes.
Otras dos herramientas de Google Workspace que elevan este paquete ofimático online como uno de los mejores del mercado son Drive (para almacenamiento en la nube) y Google Calendar (aplicación de gestión de calendario muy interesante que se integra con todas las herramientas de Google).
Otras herramientas
Entra las otras muchas opciones que proporciona la suite ofimática online de Google podemos destacar:
- Sites. Para la creación de páginas web sin tener que disponer de conocimientos en programación.
- Presentaciones. Para poder diseñar y ejecutar presentaciones en línea.
- Formularios. Para la confección de encuestas, formularios web y similares.
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Trello
Una herramienta muy interesante para trabajar en línea y gestionar toda clase de proyectos es Trello. Se trata de un entorno colaborativo con el que es posible trabajar con distintas utilidades para optimizar proyectos, como tableros, tarjetas, listas y otros elementos.
Con Trello los equipos de trabajo pueden, de un solo vistazo, conocer todo sobre un proyecto, accediendo a cuáles son sus tareas a realizar, colaborando con otros miembros del equipo, compartiendo sus avances, accediendo a recursos esenciales, etc.
Algunas de las funciones más interesantes que ofrece Trello para mejorar el trabajo online son:
- Utilidades interesantes para mejorar la creatividad y la innovación como una herramienta de brainstorming o lluvia de ideas.
- Permite realizar un seguimiento del plan de trabajo.
- Posibilita crear distintos roles y asignar diferentes tareas a cada uno de los miembros de los equipos de trabajo.
- Utilizando recursos audiovisuales facilita la organización de toda la información de un proyecto o empresa.
- Es ideal, tanto para la gestión de pequeñas tareas, como para administrar complejos procesos.
- Facilita la definición de objetivos principales y secundarios para que los miembros de los equipos de trabajo se centren en su consecución.
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Si tu empresa necesita un buen entorno de trabajo online, Google Workspace, Microsoft 365 y Trello son tres de las mejores herramientas que puedes encontrar actualmente en el mercado.
