Al configurar Microsoft 365 para empresas de forma correcta se dispondrá de una plataforma ofimática moderna y en la nube que permitirá mejorar el funcionamiento de la empresa, facilitando las tareas y procesos diarios de sus trabajadores. Sin duda, Office es el paquete ofimático más utilizado por las empresas a nivel global, y con su nueva versión 365 da un paso más allá, abrazando el cloud computing y adaptándose a las necesidades de las empresas actuales. Veamos qué es y cuáles son las ventajas de Microsoft Office 365, una herramienta imprescindible si quieres elevar la gestión de tu empresa a un nuevo nivel.
Qué es office 365 para empresas
Microsoft Office 365, conocido oficialmente como Microsoft 365, es la versión en la nube de las aplicaciones tradicionales ofimáticas de Microsoft, como son Word, Excel, Access y PowerPoint, entre otras.
Ahora estas aplicaciones funcionan de forma integral y centralizada, con la novedad de que se tiene acceso en tiempo real a las mismas a través de la nube, utilizando para ello el acceso vía navegador web (por lo que son independientes del sistema operativo o dispositivo de acceso que se utilice).
Cuáles son las ventajas que ofrece Microsoft Office 365 para tu negocio
Este paquete ofimático que trabaja sobre el cloud es una herramienta indispensable para las empresas que quieran ser más ágiles, productivas y competitivas hoy en día. Se trata de un entorno colaborativo donde es muy sencillo trabajar con otras personas, compartir documentos, automatizar tareas y optimizar muchos de los procesos habituales en la gestión de una empresa.
Veamos algunos de los beneficios más destacados que ofrece esta solución online de Microsoft.
Permite implementar la modalidad de teletrabajo
En un entorno digital como el actual, donde internet, el cloud computing y los smartphones dominan el mercado, el teletrabajo se ha situado en una de las modalidades de trabajo más interesantes para la empresa (por ahorro de costes, productividad y motivación del personal).
Con Office 365 es mucho más sencillo implementar este modelo de trabajo online al tratarse de un entorno colaborativo especialmente diseñado para ello. Entre las ventajas que ofrece para el teletrabajo tenemos.
- Permite el acceso remoto a todas las aplicaciones del ecosistema Office.
- Facilita el trabajo simultáneo en el mismo documento por diversos usuarios.
- Incluye Microsoft Teams, una herramienta especialmente diseñada para el trabajo colaborativo online.
- Se puede acceder desde cualquier navegador web (independencia del sistema operativo) y desde cualquier dispositivo (ordenador, portátil, tablet, teléfono móvil…).
Admite un alto grado de personalización
El paquete de Office 365 está compuesto por una larga lista de aplicaciones que cada empresa puede seleccionar de forma personalizada para formar la solución ideal de gestión de su negocio.
Este sistema escalable permite añadir en cualquier momento la aplicación o solución de Office que se desee, sin que esto suponga una interrupción del trabajo de la empresa o requiera de un complejo y costoso sistema de implementación.
Se integra con otras herramientas de gestión
Microsoft Office 365 es una herramienta amigable con otras plataformas y aplicaciones de gestión, tanto de la propia empresa, como desarrollada por terceros.
- Integración con otras herramientas de Microsoft. Office 365 se integra con todas las aplicaciones de gestión empresarial profesional que ofrece la empresa y que se encuentran integradas en Power Platform (como Power BI, Power Apps y Power Automate). Además, también son compatibles con las soluciones proporcionadas por Microsoft Dynamics 365.
- Integración con herramientas de terceros. Una de las características naturales de Office a lo largo del tiempo es su alta compatibilidad e integración con herramientas de gestión de terceros, característica que mantiene en Microsoft 365.
Facilita el acceso desde cualquier sistema operativo y dispositivo
Office 365 eleva la versatilidad y funcionalidad de Office al permitir el acceso desde cualquier sistema operativo y dispositivo. Ya no es necesario que la empresa trabaje con Windows para poder utilizar Office y que se puede acceder a las aplicaciones de Microsoft 365 desde Safari en un Mac, Firefox en un equipo con Linux, o desde cualquier navegador web desde un dispositivo móvil Android, por ejemplo.
Seguridad de los datos
Microsoft 365 se asienta sobre Azure, la nube de Microsoft. Se trata de un sistema de servidores seguros que cuentan con las máximas medidas de protección, como encriptación de datos, balanceo de cargas, sistemas contra ciberataques (ransomware, inyección SQL, denegación de servicio…), alta disponibilidad y disaster recovery (recuperación ante desastres), entre otros.
Actualizaciones constantes
A diferencia de otras versiones de Office, con Microsoft Office 365 los usuarios siempre accederán a las últimas versiones de las aplicaciones, pues las actualizaciones se realizan de forma automática e independiente del usuario en los propios servidores de la empresa.
Las empresas se olvidarán de tener que cambiar de versión de Office para poder crecer y acceder a nuevas funcionalidades y opciones, pues siempre estarán utilizando la versión de Microsoft 365 más actualizada disponible.
Reducción de costes
Con Microsoft 365 las empresas pueden reducir sus costes de diferentes maneras.
- Reducción en la inversión de hardware, ya que Office se ejecuta en remoto en los servidores de la propia Microsoft.
- Evitar acciones de mantenimiento y actualización de las herramientas ofimáticas.
- Reducción de los costes energéticos al no requerir hardware potente, servidores…
- Los planes de suscripción a la herramienta bajo modalidad de pago por uso permiten seleccionar un paquete adaptado a las necesidades de la empresa, evitando la adquisición de costosas licencias de uso.
Son muchas las ventajas de Microsoft Office 365 o Microsoft 365 para empresas, por lo que se trata de una plataforma imprescindible para que puedas mejorar el funcionamiento y rendimiento de tu negocio.
Si necesitas implementar este paquete ofimático en la nube de Microsoft en tu negocio, contacta con Parson Project Solutions, somos especialistas en este tipo de implementaciones, y buscaremos la solución que mejor se adapte a las características y necesidades de tu empresa.
